21 Mar L’ansia da Rendicontazione: consigli per semplificare
Lo scopo di questo post è fornire alcuni consigli per semplificare la rendicontazione.
La rendicontazione di un progetto culturale è il momento più difficile e delicato dell’intera progettazione. Se sbagliamo qualcosa, qualche costo non viene riconosciuto e rischiamo di perdere parte del contributo. Il grado di impegno richiesto per la rendicontazione è inversamente proporzionale all’impegno dedicato alla stesura del budget. Cioè, tanto più abbiamo sottovalutato i dettagli e le regole di ammissibilità all’inizio della progettazione, tanto più lavoro di ricostruzione saremo costretti a fare alla fine. Insomma, il difetto sta nel manico. In questo post cercherò di elencare i principali problemi che possiamo incontrare e fornire alcuni consigli per semplificare la rendicontazione di un progetto culturale.
N.B. Per la terminologia si rimanda al nostro glossario.
Chiariamo subito un punto.
Alla fine di ogni progetto è necessario predisporre una rendicontazione, se non altro per capire se abbiamo rispettato il preventivo di spesa, se non abbiamo generato dei debiti imprevisti e se abbiamo ottenuto i risultati sperati. È un operazione di responsabilità e rientra nella normale prassi di gestione economica.
La questione si complica e diventa più rischiosa, quando dobbiamo rendicontare un progetto per ottenere un contributo. In questo caso, il nostro interlocutore non è un gruppo di soci o di partner, ma un soggetto esterno che ci chiede di dimostrargli che abbiamo speso quello che avevamo previsto, nel modo corretto e con le finalità indicate per poter ottenere un contributo. E questo contributo serve per coprire in tutto o in parte le spese che abbiamo affrontato.
Perché la rendicontazione arriva sempre quando abbiamo già sostenuto dei costi anticipando le coperture.
Le Regole di Rendicontazione
Ogni bando prevede un documento con le regole di rendicontazione. Possono essere regole riferite al singolo bando oppure alla procedura generale richiesta dall’ente che erogherà il contributo. È comunque un documento che va individuato e studiato prima di elaborare il progetto definitivo.
Le regole di rendicontazione prevedono un cosa e un come.
cosa:
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Richieste sui contenuti della relazione sull’attività svolta e i risultati ottenuti
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quali spese verranno riconosciute e in che misura (spese ammissibili)
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eventuali proporzioni tra le voci di spesa
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eventuali elenchi di spese non ammissibili
come:
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documentazione da produrre per provare la spesa
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documentazione da produrre per provare il pagamento
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riferimenti e diciture da apporre su ricevute e fatture
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eventuali certificazioni di enti terzi
A volte all’interno del bando stesso sono fissate delle regole specifiche. Ad esempio dei limiti di spesa (le spese di materiali non possono superare il 20% delle spese di personale in riferimento a una specifica attività) o di competenza (sono/non sono ammesse spese effettuate per la progettazione).
È evidente che, se non ho raccolto e conservato i dati in tempo utile, sarà difficile alla fine del progetto ricostruire e recuperare le informazioni. Per progetti pluriennali si tratterebbe di andare a chiedere a un fornitore una fattura di due anni prima o chiedere alla banca una distinta o tentare di modificare una busta paga già inserita nel libro unico.
Le operazioni
Le operazioni da fare quindi sono:
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Comprendere le regole di rendicontazione
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Costruire un budget che tenga conto dei limiti e dei requisiti indicati
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Presentare il progetto (ora e non prima)
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Gestire periodicamente le spese, i pagamenti e conservare la documentazione
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Redigere il rendiconto economico in modo dia poter facilmente collegare la singola spesa alla sua documentazione
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Redigere la relazione finale in cui si descrive il lavoro svolto e il grad di raggiungimento degli obiettivi.
La documentazione da verificare e conservare dipende dalla tipologia di spesa. Ecco alcuni consigli per semplificare la rendicontazione in base ai tipi di spesa.
Tipi di spesa
Personale dipendente.
Nel budget avremo inserito un costo orario e un monte ore. I dati da verificare saranno quindi il calcolo del costo orario (effettuato in base a quanto richiesto o previsto dalle regole di rendicontazione); le ore lavorate, sottoforma di timesheet in cui sia chiaro quali ore siano state dedicate al progetto; la busta paga relativa; il bonifico di pagamento; il modello f24 con cui sono stati versati ritenute e contributi.
Consulenze esterne.
Avremo delle fatture per delle prestazioni specifiche. Se sono legate a delle prestazioni orarie, avremo bisogno anche in questo caso del timesheet. Se si riferiscono a un servizio, dovremo accertarci che la descrizione sia coerente con le finalità progettuali; il bonifico di pagamento; il mod. F24 con cui si è versata l’eventuale ritenuta. In caso di consulenze continuative è buona cosa aver stipulato un contratto in cui si dice chiaramente cosa deve essere fatto, quando e per quanto.
Rimborsi spese.
Di solito in molti progetti si risolve l’acquisto di beni di modico valore concedi rimborsi spese documentati. Assodato che il tipo di spesa è ammissibile, la documentazione necessaria sarà una ricevuta del percepente nella quale si indica l’attività di riferimento e in cui siano elencate tutte le spese sostenute. Scontrini, ricevute, fatture devono essere allegati. Dovremo avere un bonifico di pagamento. I pagamenti in contanti non possono essere documentati.
Altre spese
Gli acquisti di materiali, di apparecchiature o le spese per le utenze sono solitamente spese ammissibili con chiare limitazioni o a determinate condizioni. Verificata, quindi, la loro ammissibilità, dovremo conservare fatture, bonifici ed ogni documento che possa certificare come queste spese siano state funzionali al progetto, rispettando i principi di coerenza progettuale ed economica (spendere l’80% delle risorse per acquistare dei materiali inutili è un chiaro spreco difficilmente accettabile).
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