22 Feb Prima di tutto, facciamoci capire!
Partner, risultati, autofinanziamento, costi, in un progetto sembra che tutto valga tutto e i termini possano essere scambiati senza danno. La creatività innanzi tutto. E poi arrivano i problemi.
Nella mia esperienza capita di dover rimediare a un’anomalia generata da un malinteso sull’uso dei termini (“accidenti, non sapevo che dovevo metterci anche dei soldi!?”). A volte questi malintesi vengono scoperti in una fase avanzata della progettazione e in alcuni maldestri casi anche nel momento della realizzazione. In realtà si tratta di una terminologia tecnica, che ha significati denotativi e non connotativi. Ad esempio, per intenderci, i partner non sono indistintamente tutti quelli che salgono sul treno del progetto. Soprattutto quando il partenariato è vasto e diversificato, condividere la terminologia è fondamentale.
In un precedente post ho giocato con il “progettese”, la lingua di chi elabora progetti culturali, ora è necessario fissare alcuni termini in modo più operativo.
termini della progettazione
Capofila: (oneri e onori)
il soggetto che coordina e presenta il progetto, ne verifica l’esecuzione ed è responsabile verso terzi della sua riuscita; non è necessariamente a capo dell’impresa, ma poiché si assume la responsabilità del progetto, deve avere anche la possibilità di influenzare, modificare o correggere l’attività dei partner coinvolti. È il capofila che chiede, in tempo utile, ai partner a che punto sono, quanto hanno speso e cosa hanno realizzato. È sempre il capofila che si accerta dell’ammissibilità dei partner al progetto e li sollecita a chiarire o a risolvere le loro mancanze, che raccoglie la documentazione e la verifica formalmente, in vista della rendicontazione. Il Capofila può anche affidare a una risorsa esterna il lavoro di coordinamento (project manager), ma rimane il responsabile per le decisioni strategiche.
Partner: (fare e rischiare)
sono tuti i soggetti (capofila compreso) che partecipano alla realizzazione del progetto, assumendosi direttamente i costi delle attività e percependo, di conseguenza, una quota del contributo erogato (nel caso il progetto sia legato a un bando per contributi o finanziamenti). Ciascun partner si impegna a svolgere un compito preciso volto alla realizzazione di uno o più risultati specifici; per farlo utilizza le proprie risorse umane, materiali o finanziarie.
Project manager: (coordinare e procedere)
figura interna ai partner o risorsa esterna (consulente) che si occupa di gestire la realizzazione del progetto, prendendo le decisioni pratiche, verificando il rispetto dei costi, la realizzazione dei risultati e il raggiungimento del obiettivi. La gestione del progetto prevede anche di affrontare e risolvere gli imprevisti, nel rispetto degli obiettivi finali.
Studio di fattibilità: (i preliminari contano)
si tratta di uno studio preliminare al preprogetto per capire quali sono i bisogni dei destinatari, le risorse del territorio o del settore, i soggetti interessati, le forze in campo, le possibilità di successo e i rischi da affrontare. Serve per descrivere lo stato dell’arte ed è utile quando si redige il preprogetto. Deve essere elaborato con metodo, usando strumenti analitici e statistici. Ovviamente ha un costo che spesso non può essere inserito tra i costi ammissibili e quindi non può essere coperto con parte del contributo.
come si coprono i costi di progetto
Costi ammissibili: (cosa mi rimborsano)
nel caso di progetti finanziati con contributi, il bando elenca la tipologia di spesa che riconosce come costo del progetto. I costi si riferiscono alle azioni previste dal progetto e devono essere sostenuti nell’arco di vita del progetto. Possono essere escluse alcune tipologie di costi (costi di ristrutturazione degli immobili, costi di consulenza esterna, ecc), oppure possono essere indicati dei limiti nei costi (il costo del personale non può superare il 30% dei costi totali). In ogni caso i costi ammissibili sono generalmente costi effettivamente sostenuti dal partner, cioè deve esserci un giustificativo di spesa (fattura, ricevuta, busta paga…) e una corrispondente uscita certificata di denaro (bonifico, assegno…). Nella quasi totalità dei casi le valorizzazioni non sono riconosciute come costi ammissibili, vale a dire che non posso imputare al progetto dei costi che non corrispondono a un pagamento effettivo (l’uso di un immobile di proprietà per il quale non si paga un affitto, le ore di lavoro dei volontari, i diritti d’autore per un’opera concessa gratuitamente…). Così come non sono costi ammissibili quelli giustificati con la fatturazione tra partner.
Preprogetto: (adesso ti spiego cosa voglio fare)
è un documento di sintesi, solitamente di poche pagine, che può avere anche la forma di una presentazione, nella quale si risponde alle domande: Chi siamo? Quale obiettivo abbiamo? Quali risorse possiamo impiegare? Chi avrà beneficio del nostro progetto? Quali azioni intendiamo realizzare? Quanto costa? Chi ci mette i soldi? L’ordine delle risposte dipende dalle strategie di narrazione che ciascuno vuole applicare (qui ho descritto un modello molto utilizzato). È evidente che a molte delle domande previste può essere data una risposta solo a seguito di uno studio dello stato dell’arte e delle capacità dei soggetti coinvolti (Studio di fattibilità).
Comunicazione: (ci siete?)
tutte le operazioni periodiche e continuative di condivisione tra i partner e i soggetti coinvolti. Serve a dar conto delle fasi di realizzazione del progetto, delle risposte esterne, dei problemi e delle soluzioni individuate.
Diffusione: (guardate cosa facciamo)
tutte le operazioni che servono a pubblicizzare il progetto, a suscitare interesse, a informare sugli sviluppi e le opportunità e a dare adeguata pubblicità al contributo e ai finanziatori.
Sostenitore: (appoggio, soccorso e conforto)
un soggetto che partecipa al progetto favorendo la diffusione, offrendo servizi gratuitamente, mettendo a disposizione competenze o fornendo accesso a una rete di contatti. La rete di sostegno, composta da questi soggetti, è importante per la credibilità del progetto, la sua dimensione e consistenza sono l’indice del prestigio e della affidabilità del progetto.
Fornitore: (lo faccio, ma mi paghi)
tutti i soggetti che forniscono servizi o materiali a fronte di un pagamento. Non condividono i rischi e non sono titolari di una parte del contributo. Vengono pagati per quello che fanno.
Finanziatore: (e io pago)
colui che attraverso prestiti, donazioni, contributi, sponsorizzazioni garantisce le risorse per la realizzazione del progetto.
Beneficiario: (fate davvero tutto per me?)
è il soggetto o i soggetti che avranno dei vantaggi dalla realizzazione del progetto. Da non intendersi con i percettori del contributo (che sono i partner). Possono essere diretti, quando usufruiscono immediatamente dei risultati di progetto, o indiretti, quando trovano beneficio dal miglioramento generale che il progetto ha realizzato.
Stakeholder: (i soggetti interessati)
tutti i soggetti per i quali il progetto genera degli effetti. Quindi partner, fornitori, finanziatori, enti pubblici, beneficiari, clienti… Nello studio di fattibilità è buona cosa prevedere una mappa degli stakeholder in cui individuare i portatori di interessi, quale contributo possono dare o avere dal progetto e in quale modo possono essere coinvolti.
Autofinanziamento: (tutto sulle mie spalle)
la quota di costi che non è coperta dai contributi e dai finanziamenti. In pratica la differenza tra i costi del progetto e tutte le coperture (contributi, finanziamenti, e proventi derivanti dal progetto). È un uscita materiale di denaro a copertura di costi specifici. Solitamente i contributi erogati coprono una percentuale del costo totale di progetto, ciò che rimane deve esser coperto in maniera diretta dai partner.
Bisogni: (qual è il problema?)
è il problema, la mancanza, il difetto, la necessità che vogliamo risolvere (o contribuire a risolvere) con il progetto. I bisogni non sono dei concetti astratti (ad es.: manca la serenità, non va bene); sono legati a cose e persone (ad es.: questo problema è un po’ nell’aria, non va bene); hanno una grandezza in qualche modo misurabile (ad es: l’importante è stare lieti, non va bene) e sono potenzialmente risolvibili (ad es: poi non muore più nessuno, non va bene).
Obiettivi: (perché lo facciamo?)
una volta rilevato un bisogno e analizzate le sue cause, individuiamo un rimedio che dovrebbe risolvere il problema. Tutta l’attività nel progetto è finalizzata a realizzare quel rimedio, che cambierà la situazione. I bambini in città mangiano male (bisogno), voglio insegnare loro a mangiare più sano (obiettivo), realizzando dei laboratori di cucina per genitori e bambini (risultato). In un precedente post ho introdotto strumenti specifici per l’individuazione degli obiettivi.
Risultato: (cosa facciamo)
è ciò che consegno ai beneficiari con il progetto (il laboratorio, la mostra, la piattaforma on line), da non confondere con il cambiamento desiderato, che è invece l’obiettivo del nostro progetto. Rimando anche in questo caso a un post specifico.
Misurazione: (che dite? vado bene?)
un insieme di strumenti che permettono di monitorare le fasi di realizzazione e di misurare i risultati per capire se quanto avevamo progettato è stato raggiunto. Rimando a un post specifico.
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